Catering na firemní vánoční večírek

Fronta u bufetu je nejčastější organizační chyba firemního večírku. Vzniká, když se kapacita výdeje poddimenzuje vůči počtu hostů. Hosté pak místo networkingu stojí v řadě, energie večera klesá a dojem z jinak kvalitního menu se ztrácí.

‍

Klíčová proměnná je poměr výdejních míst k počtu hostů. Jako osvědčený standard u korporátních eventů počítáme jeden bufetový výdejní set přibližně na 80 až 100 hostů. Při 300 hostech to znamená tři až čtyři výdejní body, ne jeden dlouhý stůl. Stejné pravidlo platí pro bary: jeden barový bod zhruba na stejný počet hostů, podle toho, jak intenzivně se pije.

‍

Druhá proměnná je rozmístění. Pokud catering soustředíte na jedno místo, hosté se tam nahrnou bez ohledu na počet výdejních pultů. Když nabídku rozprostřete do více zón v prostoru, hosté se přirozeně rozloží a fronty se netvoří.

‍

„U větších akcí catering vždy rozprostíráme do prostoru. Jeden výdejní set na 80 až 100 hostů se nám u korporátních eventů potvrzuje jako standard, který drží večer v přirozeném tempu. Hosté se rozptýlí, netvoří fronty a mají čas se bavit, ne čekat,“ říká Luděk Vocílka, generální ředite IN CATERING.

Formát servisu určuje tempo večera víc než samotné menu. Občerstvení na firemní vánoční večírek může mít podobu rautu, servírovaného menu, gastro zón nebo finger foodu, pro každou akci se hodí jiná kombinace. Osvědčují se čtyři základní přístupy.

‍

Raut je nejflexibilnější řešení pro větší počet hostů. Umožňuje volný pohyb a širší výběr. Funguje, pokud ho rozdělíte do více výdejních bodů, jeden dlouhý stůl pro 300 lidí je organizační past.

‍

Servírované menu dává večeru jasnou strukturu a slavnostní ráz. Hodí se pro reprezentativní večery s vedením firmy nebo obchodními partnery. Vyžaduje přesnější harmonogram a dostatek personálu, aby servis nepůsobil uspěchaně.

‍

Gastro zóny a tematické livekoutky vedou hosty po prostoru. Místo jednoho centrálního rautu vzniká několik menších bodů, zimní speciality, dezertní bar, teplý street food. Hosté objevují různé chutě a akce působí živěji. Tenhle formát zároveň nejlépe řeší fronty, protože výdej je rozložený z principu.

‍

Finger food podporuje neformální, společenskou atmosféru. Menší porce se jedí vestoje, nevyžadují sezení a hodí se pro večírky s hudbou nebo tanečním programem.

‍

Pokud jde o množství, slavnostní catering nemusí být těžký. Cílem je dodat hostům energii na celý večer, ne je po první porci zpomalit. Pestré, poctivé menu poskládané s rozumem funguje líp než přetížený talíř.

‍

„Menu na vánoční večírek má být pestré a poctivé, ale navržené tak, aby hosté měli sílu užít si celý program. Slavnostní catering může být lehčí, chytře poskládaný a pořád velmi chutný,“ říká Luděk Vocílka.

Catering musí být sladěný s dramaturgií večera. Špatné načasování dokáže pokazit i kvalitní menu. Když se hlavní chod otevře během projevu, hosté se rozdělí mezi program a frontu u bufetu.

‍

Osvědčený sled vypadá takto:

‍

1) Welcome drink a lehké občerstvení při příchodu. Hosté se po příchodu zastaví, rozptýlí se v prostoru a nevytvářejí tlak na vstup do sálu. Lehké kanapky roznášené obsluhou drží konverzaci v chodu.

‍

2) Hlavní catering po oficiálním úvodu. Hlavní chod navazuje na zahájení, takže hosté vědí, kdy se mohou přesunout k jídlu. Program se nerozpadne.

‍

3) Půlnoční snack pro prodloužení večera. Po několika hodinách tance a drinků hosté ocení menší občerstvení, které dodá energii. Tady fungují srozumitelné klasiky: mini burgery, hot-dogy, řízečky a tradiční chutě.

‍

„U půlnočních snacků se rádi pouštíme do zajímavějších alternativ, ale praxe ukazuje, že hosté se v pozdější fázi večera nejraději vracejí ke známým chutím. Poctivý teplý snack po půlnoci dodá přesně tu energii, kterou potřebují,“ říká Luděk Vocílka zIN CATERING.

Welcome drink není zdvořilost, je to nástroj řízení začátku akce. Hosté se po příchodu přirozeně zastaví u baru, rozptýlí se a netlačí se najednou ke vstupu do sálu. U větších akcí je tenhle detail zásadní pro plynulý rozjezd.

‍

Nabídka by měla počítat i s hosty, kteří alkohol nepijí. Kvalitní nealko varianta nemá působit jako kompromis, moderní mocktaily, domácí limonády nebo teplé kořeněné nápoje jsou stejně atraktivní jako sekt.

‍

Welcome drink lze využít i jako nenápadnou součást firemního brandingu. Signature koktejl pojmenovaný podle firmy, barevně sladěná nabídka, logo v ledových kostkách, působí velmi efektně a přináší instafriendly moment hned při příchodu hostů.

Vegetariánské, veganské a bezlepkové varianty dnes patří k základu. Nejde o vstřícné gesto, ale o očekávaný standard, chybějící bezlepková nebo veganská možnost je dnes vnímaná jako organizační nedotaženost.

‍

Doporučujeme řešit dietní omezení už při sestavování menu, ne jako náhradní porce stranou. Promyšlené menu počítá s tím, že část hostů má specifické požadavky, a nabídne jim plnohodnotnou variantu.

Silný cateringový koncept může být jedním z hlavních témat večera. Jídlo a pití lze propojit s tématem akce, vizuální identitou i scénografií. Pokud má večer zimní atmosféru, projeví se to v sezónních chutích, teplých nápojích a prezentaci dezertů.

‍

U hravějších konceptů fungují interaktivní stanice a show catering, live cooking, tematické drinky, zážitkové prvky, které hosty zapojí. IN CATERING pro tyhle účely vyvíjí Signature koncepty, kde se catering stává součástí programu, ne jeho doplňkem. Pro firmu s několika stovkami hostů jde o způsob, jak z večírku udělat zapamatovatelnou akci, ne jen večeři.

‍

Pro velké firemní akce je přitom rozhodující škálovatelná logistika výdeje a posílené týmy servisu.

Schopnost udržet kvalitu i tempo při stovkách hostů odlišuje zvládnutý večer od chaosu.

Poddimenzovaná kapacita výdeje‍

Jeden raut a jeden bar pro 300 hostů znamená fronty. Počítejte jeden výdejní set na 80 až 100 lidí.

‍

Příliš těžké menu‍

Hosté po vydatné porci ztratí energii na zbytek programu. Slavnostní neznamená těžké.

‍

Slabá nealko nabídka‍

Voda, džus a kola nestačí. Kvalitní mocktaily a teplé nápoje ukazují, že myslíte na všechny.

‍

Špatné načasování‍

Catering otevřený během projevu rozdělí pozornost hostů. Harmonogram je stejně důležitý jako menu.

‍

Pozdní poptávka

Catering zapojený až po dokončení programu a dispozic prostoru se hůř sladí s celkem.

Než se řeší konkrétní jídla, vyplatí se ujasnit si rámec akce. Odpovědi na tyto otázky určí formát, kapacitu i harmonogram:

‍

Kolik hostů dorazí a v jakém prostoru se akce koná?

Bude večírek spíš slavnostní, nebo neformální?

Jak dlouho bude večer trvat?

Bude součástí programu proslov, vystoupení, DJ nebo taneční část?

Jaké dietní varianty hosté potřebují?

Kolik barů a výdejních míst prostor unese?

‍

Čím dřív se catering zapojí do plánování, tím líp podpoří celý průběh. Ideální je řešit jídlo, pití, servis a prostor společně, ne menu až ve chvíli, kdy je program hotový.

Jaké občerstvení zvolit na firemní vánoční večírek?
Občerstvení vybírejte podle počtu hostů a charakteru akce. Pro reprezentativní večer se hodí servírované menu, pro velkou akci raut, pro neformální setkání finger food a gastro zóny. Slavnostní občerstvení nemusí být těžké. Cílem je dodat hostům energii na celý program, ne je zpomalit.

‍

Kolik výdejních míst potřebuju na firemní vánoční večírek?
Počítejte jeden bufetový výdejní set přibližně na 80 až 100 hostů. Při 300 hostech to znamená tři až čtyři výdejní body rozmístěné v prostoru, ne jeden dlouhý stůl. Stejný poměr platí pro bary. Rozprostření výdeje do více zón je nejúčinnější způsob, jak předejít frontám.

‍

Jaký formát cateringu je nejlepší pro firemní večírek?
Neexistuje jeden ideální formát. Pro reprezentativní večer se hodí servírované menu, pro velkou akci raut s více bary, pro networking gastro zóny a finger food. Většina večírků kombinuje více formátů podle fází programu. Rozhoduje počet hostů, délka akce a míra formálnosti.

Jak velký firemní večírek dokáže IN CATERING zajistit?
IN CATERING připravuje firemní vánoční večírky v rozsahu od 50 do několika stovek hostů. U velkých akcí je klíčová škálovatelná logistika výdeje a posílené týmy servisu, které udrží kvalitu i tempo i při stovkách hostů.

‍

Kdy je potřeba poptat catering na vánoční večírek?
Catering zapojte do plánování co nejdřív, ideálně současně s výběrem prostoru a programu. Listopadové a prosincové termíny se obsazují s předstihem, takže poptávka několik měsíců dopředu zvyšuje šanci na vámi preferovaný termín i koncept. Pozdní poptávka omezuje možnosti menu i logistiky.

‍

Lze catering propojit s firemním brandingem?
Ano. Signature koktejl pojmenovaný podle firmy, barevně sladěná nápojová nabídka nebo tematické menu odkazující na téma akce fungují přirozeněji než výrazné logo. IN CATERING připravuje tematická menu a Signature koncepty na míru charakteru akce.